Diferente da NF-e e do CT-e, que documentam uma operação de venda ou de prestação de serviço de transporte, o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) documenta a viagem em si — reunindo, num único manifesto, todas as notas fiscais e conhecimentos de transporte que estão sendo levados no veículo.
O MDF-e vincula as chaves de acesso das NF-e e/ou CT-e transportadas a um veículo, um motorista e um percurso. Ele é usado pela fiscalização (postos fiscais, blitz de rodovia) para conferir rapidamente a carga de um veículo, sem precisar abrir cada nota fiscal individualmente — o agente consulta o MDF-e e vê todos os documentos vinculados de uma vez.
Como regra geral, o MDF-e é obrigatório em:
Como as regras específicas variam conforme o estado e o tipo de operação, o ideal é confirmar a exigência junto à SEFAZ do seu estado ou com o setor contábil da empresa antes de dispensar a emissão.
O MDF-e não termina sozinho: ao final do percurso informado (ou quando o veículo muda de rota em relação ao que foi declarado), é preciso registrar o evento de encerramento. Enquanto o encerramento não é feito, o manifesto continua "em viagem" no sistema da SEFAZ, o que pode gerar inconsistências em fiscalizações futuras. Também é possível cancelar o MDF-e, mas apenas dentro do prazo legal e antes do início efetivo do transporte.
No sistema MMTech, o MDF-e é montado a partir das NF-e e CT-e já emitidos — basta selecionar os documentos que vão no veículo, informar motorista e percurso, e o manifesto é gerado e transmitido à SEFAZ. O encerramento também é feito diretamente na tela do documento, sem controles paralelos em planilha.