Muita empresa guarda com cuidado o DANFE impresso, mas esquece do que realmente importa para o Fisco: o arquivo XML. É ele — e não o papel — que tem validade fiscal e que pode ser exigido em uma fiscalização.
O DANFE é apenas uma representação visual simplificada da nota fiscal. O documento fiscal de fato é o arquivo XML transmitido e autorizado pela SEFAZ, com assinatura digital e todas as informações estruturadas da operação. Em uma fiscalização, é o XML que comprova a autenticidade e o conteúdo completo da nota — guardar só o papel não é suficiente.
O Código Tributário Nacional prevê um prazo decadencial de 5 anos para o Fisco cobrar tributos relacionados a uma operação. Por isso, a orientação geral é guardar o XML por, no mínimo, esse período — e, em muitos casos, por mais tempo ainda, especialmente se a nota estiver relacionada a processos trabalhistas, cíveis ou societários com prazos de prescrição mais longos. Vale confirmar com o setor contábil o prazo mais adequado à realidade da sua empresa.
Tanto o emitente quanto o destinatário da nota fiscal têm interesse — e obrigação — em manter o XML arquivado. Para o emitente, é a prova de que a operação foi corretamente documentada; para o destinatário, é o que sustenta eventuais créditos fiscais e a regularidade da entrada da mercadoria ou serviço.
O sistema MMTech mantém o XML de cada NF-e, CT-e e MDF-e emitido — junto com seus eventos vinculados — organizado e disponível para consulta, sem depender de backups manuais em pastas separadas.